Polityka prywatności – zasady i cele
Zakres i cel niniejszej polityki
Niniejsza polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Pryzmat Events w związku z korzystaniem z serwisu internetowego https://krevoneta.com, w szczególności w zakresie obsługi zapytań o organizację wydarzeń, rezerwacji oraz komunikacji związanej z oferowanymi usługami eventowymi.
Dbamy o poufność i bezpieczeństwo danych osobowych, a przetwarzanie informacji o użytkownikach odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Administrator danych
Informacje o administratorze danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Pryzmat Events (dalej: „Administrator” lub „Pryzmat Events”), odpowiedzialny za zapewnienie zgodności procesów przetwarzania danych z przepisami RODO oraz innymi właściwymi regulacjami.
Administrator decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych pozyskiwanych za pośrednictwem serwisu internetowego, formularzy kontaktowych oraz w ramach bezpośredniej komunikacji z klientami.
W sprawach dotyczących ochrony danych oraz realizacji praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem formularza na stronie Kontakt lub korespondencyjnie, zgodnie z danymi wskazanymi w materiałach komunikacyjnych Pryzmat Events.
Zakres zbieranych danych
Jakie dane osobowe przetwarzamy
Podczas korzystania z serwisu oraz nawiązywania kontaktu z Pryzmat Events możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- informacje dotyczące planowanego wydarzenia (np. charakter eventu, szacunkowa liczba uczestników, preferowana data, typ lokalizacji),
- inne dane przekazane dobrowolnie w treści wiadomości lub formularza kontaktowego, w tym dane identyfikujące firmę (np. nazwa, stanowisko, dział), jeśli są podane przez użytkownika.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do przygotowania oferty, obsługi zapytania, zawarcia i realizacji umowy dotyczącej organizacji wydarzenia.
Cele przetwarzania danych
W jakim celu wykorzystujemy dane osobowe
Dane osobowe przetwarzane są przez Pryzmat Events w następujących celach:
- świadczenie usług eventowych, w tym przygotowanie i realizacja wydarzeń takich jak eventy firmowe, imprezy integracyjne, prywatne przyjęcia, wieczory tematyczne i Casino Night,
- obsługa zapytań ofertowych przesyłanych poprzez formularz kontaktowy lub bezpośrednio na adresy kontaktowe,
- przedstawianie dopasowanych propozycji eventowych oraz prowadzenie komunikacji związanej z oferowanymi usługami,
- realizacja rezerwacji i umów dotyczących organizacji wydarzeń,
- prowadzenie bieżącej komunikacji związanej z przygotowaniami do wydarzenia, zmianami w scenariuszu, harmonogramie lub szczegółach organizacyjnych.
Dodatkowo dane mogą być wykorzystywane w celu:
- prowadzenia wewnętrznych analiz, statystyk i raportów dotyczących zapytań o wydarzenia i jakości obsługi,
- udzielania odpowiedzi na reklamacje, zgłoszenia i wnioski,
- archiwizacji informacji niezbędnych do udokumentowania przebiegu współpracy.
Podstawa prawna przetwarzania
Na jakiej podstawie przetwarzamy dane
Przetwarzanie danych osobowych przez Pryzmat Events odbywa się na podstawie przepisów RODO, w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f, tj.:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (np. przygotowanie oferty, organizacja wydarzenia, kontakt operacyjny),
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. obowiązki podatkowe i księgowe, przechowywanie dokumentacji księgowej i rozliczeniowej),
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, takich jak ochrona przed roszczeniami, dochodzenie roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, obsługa korespondencji oraz prowadzenie analiz i statystyk wewnętrznych.
W przypadkach, gdy wymagane jest wyrażenie odrębnej zgody (np. na określone formy komunikacji marketingowej), podstawą przetwarzania danych będzie także art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Przechowywanie danych
Jak długo przechowujemy dane osobowe
Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane zostały zebrane. Pryzmat Events stosuje następujące zasady:
- dane związane z obsługą zapytań ofertowych, które nie zakończyły się zawarciem umowy, przechowywane są przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji i udzielenia odpowiedzi, a następnie przez czas konieczny do ochrony przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z tej korespondencji,
- dane związane z realizacją umów (organizacją wydarzeń) przechowywane są przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu – przez czas wynikający z przepisów prawa (w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych) oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona.
Po upływie okresów przechowywania lub w przypadku skutecznego złożenia żądania usunięcia danych, informacje są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą, o ile dalsze przetwarzanie nie wynika z obowiązku prawnego Administratora lub uzasadnionego interesu, który ma pierwszeństwo przed interesami lub podstawowymi prawami i wolnościami użytkownika.
Odbiorcy danych
Komu możemy przekazywać dane osobowe
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom współpracującym z Pryzmat Events przy realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem serwisu i organizacją wydarzeń. W szczególności mogą to być:
- podmioty świadczące usługi IT, utrzymania i hostingu serwisu,
- zewnętrzne biura rachunkowe lub podmioty świadczące usługi księgowe,
- podmioty wspierające obsługę korespondencji i komunikacji (np. dostawcy poczty elektronicznej),
- inne podmioty przetwarzające dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, z którymi Administrator współpracuje przy realizacji wydarzeń.
Każdy z odbiorców danych zobowiązany jest do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków technicznych oraz organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane osobom trzecim w celach niezwiązanych z realizacją usług świadczonych przez Pryzmat Events, chyba że obowiązek taki wynika bezpośrednio z przepisów prawa lub decyzji właściwego organu.
Prawa osób, których dane dotyczą
Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych
Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO oraz przepisów krajowych. W szczególności masz prawo do:
- dostępu do swoich danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza Twoje dane oraz otrzymania kopii tych danych,
- sprostowania danych – żądania poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
- usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przez przepisy RODO,
- ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach (np. na czas weryfikacji poprawności danych lub zgłoszonego sprzeciwu),
- przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
- wniesienia sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora masz prawo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
W celu realizacji powyższych praw możesz skontaktować się z Administratorem, w szczególności za pośrednictwem formularza na stronie Kontakt lub z wykorzystaniem innych danych kontaktowych udostępnionych przez Pryzmat Events. Administrator udzieli odpowiedzi na zgłoszone żądania w terminach przewidzianych przez przepisy RODO.
Uprawnienia i skargi
Jak zgłosić zastrzeżenia dotyczące przetwarzania danych
Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych przez Pryzmat Events narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje dotyczące ochrony danych osobowych, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.
Organem nadzorczym właściwym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Informacje na temat sposobu wniesienia skargi dostępne są na oficjalnej stronie internetowej UODO.
Przed złożeniem skargi zachęcamy do kontaktu z Administratorem w celu wyjaśnienia zgłoszonych zastrzeżeń. Dokładamy starań, aby wszelkie kwestie związane z prywatnością i ochroną danych osobowych były rozwiązywane w sposób przejrzysty i z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą.
Zabezpieczenia danych
Jak chronimy dane osobowe
Pryzmat Events stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, przypadkowym zniszczeniem, uszkodzeniem lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem. W szczególności wykorzystywane są rozwiązania obejmujące:
- stosowanie zabezpieczeń sieciowych i serwerowych,
- regularne aktualizacje systemów i oprogramowania,
- kontrolę dostępu do danych oraz uprawnień użytkowników,
- stosowanie zasad minimalizacji zakresu przetwarzanych danych,
- procedury postępowania w razie podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych.
Osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w imieniu Administratora są zobowiązane do zachowania poufności oraz przeszkolone w zakresie zasad ochrony danych. Administrator monitoruje stosowane środki ochrony i w razie potrzeby dostosowuje je do aktualnych zagrożeń oraz wymogów prawnych.
Zmiany w polityce prywatności
Aktualizacje zasad ochrony prywatności
Pryzmat Events zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności serwisu, wdrażania nowych usług lub narzędzi wymagających modyfikacji zasad przetwarzania danych osobowych.
O istotnych zmianach w treści polityki prywatności użytkownicy mogą zostać poinformowani poprzez odpowiednie komunikaty w serwisie. Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna na stronie https://krevoneta.com/privacy-policy/. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z jej treścią w celu pozostania na bieżąco z obowiązującymi zasadami ochrony danych osobowych.
Stosowanie serwisu po wprowadzeniu zmian w polityce prywatności oznacza akceptację jej zaktualizowanej treści, o ile przepisy prawa nie wymagają uzyskania odrębnej zgody na określone formy przetwarzania danych.